Oft sind Gründer:innen zu Beginn ihrer Tätigkeit überzeugt, dass eine gute Organisation und ein ordentliches Kanzleimanagement die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen bildet. Wenn das Unternehmen dann an den Start geht, wird diese Überzeugung jedoch oft zugunsten einer vermeintlichen Kostenminimierung in der Anfangszeit vernachlässigt.
Was häufig unterschätzt wird: Die Organisation und insbesondere die Erarbeitung und Umsetzung eines Konzepts sind zeit- und kostenintensiv. Die meisten Gründer:innen konzentrieren sich auf die Akquise und die Betreuung bereits vorhandener Klientel – was durchaus vernünftig ist. Für organisatorische Aufgaben bleibt dann keine Zeit und kein Geld.
Wir sehen immer wieder Gründer:innen, die ihr Geschäft mit unzureichend ausgebildetem Personal beginnen und irgendwie den Betrieb am Laufen halten. Oft können sie gar nicht beurteilen, ob dies tatsächlich der Fall ist. Erst viel später, wenn schon grundlegende Dinge versäumt wurden, erkennt man die Versäumnisse.
Die Kosten des fehlenden Kostenmanagements
Am Beispiel von Anwaltskanzleien wird deutlich, dass eine mangelnde Organisation tatsächlich Geld kostet: Leistungen werden irgendwie in den erworbenen Systemen (wie JurXpert, Advokat, WinCaus usw.) verbucht. Die Mitarbeiter:innen werden kaum oder gar nicht geschult und es gibt keine Kontrollmechanismen, ob wirklich alles im System erfasst und korrekt verbucht ist. Bei der Honorarabrechnung wird dann einfach das abgerechnet, was erfasst wurde.
Ein einfaches Rechenbeispiel verdeutlicht das Problem:
Ein:e Anwalt:in hat einen Stundensatz von 300 EUR. Werden nur 5 Minuten seiner:ihrer Leistung pro Tag nicht erfasst, ergibt das über das Jahr (42 Arbeitswochen) einen Verlust von 5.250 EUR – und das nur für eine:n Anwalt:in. Bei vier Anwält:innen und täglich 5 nicht erfassten Minuten summiert sich der jährliche Verlust auf 21.000 EUR.
Angesichts dieser Zahlen wird klar, dass die Investition in eine gute Anfangsorganisation kein Kostenfaktor, sondern eine Notwendigkeit ist. Ebenso wichtig ist die korrekte Erfassung der Tarife. Voraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeiter:innen genau wissen, was der Anwaltstarif ist und welche Grunddaten erfasst werden müssen, um ein korrektes Ergebnis zu gewährleisten.
Die Nutzung der Ressourcen und die korrekte Erfassung von Abrechnungen und Zahlungen sind entscheidend
Jegliche Auswertungen, die die Grundlage für die strategische Ausrichtung einer Rechtsanwaltskanzlei bilden, basieren auf diesen Daten und setzen eine möglichst wirklichkeitsnahe Abbildung der Vorgänge und Prozesse in Daten voraus.
Ein weiteres Beispiel verdeutlicht die Risiken schlechter Organisation: Akten werden abgerechnet, ohne die Leistungen tatsächlich im Programm auf "abgerechnet" zu setzen. Eine Honorarnote geht raus und der/die Klient:in zahlt. Scheinbar ist alles in bester Ordnung und der/die Anwalt:in hat das Gefühl, "es läuft". Doch die möglichen Folgen sind gravierend: Die Leistungen scheinen bei der nächsten Abrechnung erneut als nicht abgerechnet auf.
Je größer die Kanzlei, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass solche Fehler nicht auffallen. In der sensiblen Beziehung zwischen Mandant:in und Anwalt:in kann das zu erheblichen Problemen führen.
Ein großes Grundproblem ist, dass die Rechtsanwält:innen selbst oft nicht wissen, wie die Abläufe in einer Kanzlei idealerweise zu sein haben. Sie verfügen über hohe Fachkompetenz, aber leider oft nicht im organisatorischen Bereich.
Kommen Ihnen diese Probleme bekannt vor? Dann vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Erstgespräch und setzen Sie den ersten Schritt zur Optimierung Ihrer Kanzlei.
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